Possuir uma política de viagens empresariais é praticamente obrigatório para qualquer empresa que tenha um programa de viagens estruturado. Define o que é permitido, o modo como os funcionários devem fazer reservas, os fornecedores aprovados e os critérios que devem ser seguidos nas deslocações por motivos de trabalho. Mas o facto de existir uma política não significa necessariamente que esta continue a ser adequada. As viagens de negócios mudaram e, consequentemente, também as necessidades das empresas, as expectativas dos viajantes e os fatores que devem ser tidos em conta antes da tomada de uma decisão.
De facto, de acordo com inquéritos anteriores realizados pela BCD, cerca de 95% dos responsáveis pelas viagens afirmam que a sua empresa possui uma política de viagens publicada. No entanto, apenas 15% referem que esta se baseia em indicadores de rendimento e no feedback dos viajantes. O que suscita uma questão importante: quando foi a última vez que reviu realmente a sua política de viagens?
Uma política de viagens não deveria ser um documento estático
Uma política de viagens pode ser mantida por vários anos praticamente sem sofrer alterações. É redigida, aprovada e comunicada aos funcionários e passa a fazer parte dos procedimentos habituais da empresa.
O problema surge quando a realidade começa a mudar mais depressa do que as regras. Novas ferramentas de reserva, mudanças nos hábitos dos viajantes, novas prioridades de sustentabilidade, maior necessidade de flexibilidade, modificações nos processos de aprovação ou um ambiente internacional mais complexo podem levar uma política que funcionava bem há alguns anos a deixar de responder às necessidades atuais.
Por esse motivo, uma política eficaz deve ser entendida como um documento vivo, com capacidade para evoluir em conjunto com o programa de viagens e a própria organização. Precisamente esta ideia já tinha surgido num artigo anterior: a política deve ser revista periodicamente para confirmar que continua a estar alinhada com os objetivos da empresa e com a experiência real dos viajantes. Não é uma questão de alterar constantemente as regras. Trata-se de garantir que as regras continuam a fazer sentido.
7 sinais de que a sua política de viagens tem de ser revista
Não existe uma frequência universal que determine quando é necessário atualizar uma política. Algumas empresas podem ter de a rever anualmente; outras, com maior frequência, caso operem em mercados particularmente instáveis.
Mais importante do que estipular uma data no calendário é saber identificar os sinais que indicam que chegou o momento de o fazer.
1. As necessidades dos seus viajantes mudaram
A viagem empresarial de hoje não se reveste necessariamente das mesmas expectativas do que há alguns anos. A flexibilidade, a facilidade de reservar, a possibilidade de gerir alterações e a disponibilização da informação em tempo real têm cada vez mais peso na experiência.
E isto tem uma consequência direta para a política: se as regras não tiverem em conta as necessidades reais dos viajantes, aumentam as possibilidades de os funcionários procurarem alternativas fora do programa.
Dados elaborados pela BCD demonstram precisamente que conhecer uma política não significa necessariamente cumpri-la. Num inquérito realizado junto de mais de 1200 viajantes empresariais, cerca de 95% sabiam onde encontrar a política da sua empresa e 90% afirmavam tê-la consultado. Contudo, dois terços reconheciam fazer reservas fora dela.
Quando existe esta brecha entre o conhecimento e o comportamento, nem sempre é suficiente conhecer as regras. Pode ser necessário perguntar-se se a política está a disponibilizar verdadeiramente opções adequadas ao viajante.
2. A política prevê demasiadas exceções
As exceções podem ser necessárias. Nem todas as viagens têm as mesmas características e determinadas circunstâncias requerem flexibilidade. Mas quando as exceções começam a tornar-se a norma, talvez seja um sinal de que a política precisa de evoluir.
Se os funcionários precisam de pedir autorizações constantemente, se determinados perfis têm regras completamente diferentes ou se as equipas de viagens dedicam demasiado tempo a decidir que casos podem ser aprovados, convém analisar o que está a acontecer.
Uma política bem concebida deveria estabelecer um enquadramento claro, mas suficientemente flexível para se adaptar a situações razoáveis. O objetivo não é conseguir que 100% das viagens encaixem numa regra rígida. É conseguir que as regras facilitem as decisões corretas.
3. Os seus funcionários fazem reservas fora dos canais empresariais
Este é um dos indicadores mais claros de que algo tem de ser revisto. Quando um viajante faz uma reserva fora dos canais estabelecidos, a empresa pode perder visibilidade sobre as despesas, pode reduzir a sua capacidade de negociação, dificultar a gestão de riscos e comprometer a assistência em caso de qualquer incidência.
Mas antes de interpretar este comportamento unicamente como um problema de cumprimento, convém procurar a causa: o viajante não encontra a opção de que necessita? O processo de reserva é demasiado complexo? As alternativas disponíveis são pouco competitivas? A política estabelece limites que não correspondem à realidade do mercado? A ferramenta empresarial proporciona uma experiência suficientemente simples?
Melhorar o cumprimento passa por perceber do que é que os viajantes precisam e por se certificar de que o programa disponibiliza opções adequadas. Quando não as encontram, aumenta o risco de que façam reservas fora do programa. Por esse motivo, o incumprimento pode ser também um dado que ajude a melhorar a política.
4. A tecnologia mudou, mas as suas regras não
As ferramentas que utilizamos para gerir viagens evoluíram consideravelmente. As plataformas de autorreserva, as aplicações móveis, as notificações em tempo real, as ferramentas de análise ou as soluções de gestão de riscos permitem hoje fazer coisas que há alguns anos eram impossíveis.
A política deveria refletir essa evolução. Por exemplo, talvez os processos de aprovação possam ser agora mais ágeis. Talvez determinadas decisões possam ser automatizadas. Talvez a informação sobre riscos possa ser incluída diretamente no processo de reserva. Ou talvez seja possível proporciona uma maior autonomia ao viajante mantendo o controlo empresarial. Atualizar a política não significa simplesmente acrescentar novas ferramentas ao documento, mas também rever se os processos que sustentam a política continuam a ser os mais eficientes.
5. As prioridades de sustentabilidade mudaram
A sustentabilidade é outro dos âmbitos que está a modificar as políticas das viagens empresariais. Durante vários anos, muitas políticas centraram-se essencialmente nos custos, na segurança e no cumprimento. No presente, cada vez mais organizações precisam de incluir igualmente critérios relacionados com as emissões, os meios de transporte e os objetivos da empresa em matéria de ambiente.
Segundo inquéritos desenvolvidos pela BCD, menos de metade dos responsáveis pelas viagens inquiridos afirmavam, em 2024, que a sustentabilidade estava incluída na sua política de viagens. Incluí-la não significa proibir determinadas deslocações nem levar a que viajar seja mais complicado. Pode significar estabelecer critérios claros para optar entre avião e comboio, priorizar determinadas opções, quando forem viáveis, introduzir informação sobre emissões no processo de reserva ou definir objetivos que permitam medir a evolução.
A solução está em transformar os compromissos de sustentabilidade da empresa em critérios concretos para a tomada de decisões de viagem. Uma política sustentável deve adaptar-se à evolução da regulamentação, da tecnologia e das necessidades de elaboração de relatórios.
6. O contexto de segurança e risco já não é o mesmo
A política de viagens também deve ter em conta o contexto no qual os funcionários se deslocam. As mudanças geopolíticas, as condições meteorológicas extremas, os alertas sanitários ou qualquer outra situação que possa afetar um destino podem requerer novos procedimentos.
Isto implica rever as viagens que necessitam de aprovação adicional, a informação que deve ser facultada ao viajante antes da deslocação, o modo como determinadas situações são geridas e o papel das equipas responsáveis pela segurança e pelo Travel Risk Management.
Uma política atualizada não tem de prever todos os cenários possíveis. Mas deveria ser definido um enquadramento que permita reagir quando as circunstâncias mudam. E, principalmente, deveria estar ligada aos sistemas e processos que permitem localizar, informar e prestar assistência aos viajantes, quando se revelar necessário.
7. A sua política fala muito de poupança e pouco de valor
O controlo de despesas continua a ser uma parte essencial de qualquer programa de viagens. Mas uma política centrada exclusivamente em economizar pode acabar por gerar decisões que não otimizam realmente a viagem.
Uma opção mais barata pode implicar mais tempo de deslocação. Um limite demasiado baixo pode reduzir as alternativas disponíveis. Uma regra excessivamente rígida pode levar o viajante a procurar opções fora do programa.
Por isso, uma política moderna deveria procurar um equilíbrio entre custo, experiência, produtividade, segurança, sustentabilidade e necessidades do negócio. Não é uma questão de gastar mais. Trata-se de definir regras que permitam gastar melhor.
Quem deveria participar na revisão?
Atualizar uma política de viagens não deveria ser responsabilidade exclusiva do travel manager. A viagem empresarial afeta diferentes áreas da organização e cada uma pode contribuir com uma perspetiva diferente.
O departamento financeiro pode contribuir com informação sobre custos e controlo orçamental. O departamento de compras, sobre fornecedores e negociação. O de recursos humanos, sobre o bem-estar e a experiência dos funcionários. O de segurança, acerca da gestão de riscos. O de tecnologias da informação, sobre ferramentas e processos digitais. O de sustentabilidade, sobre objetivos em matéria de emissões. E os próprios viajantes podem fornecer informações imprescindíveis acerca do que funciona e do que não.
A colaboração entre departamentos permite evitar que a política seja concebida a partir de uma única perspetiva. E existe um motivo particularmente importante para incluir os viajantes: são eles que vivem a política na prática.
Se as regras funcionam no papel, mas geram fricções durante o processo de reserva ou durante a viagem, mais tarde ou mais cedo esse problema aparecerá nos dados de cumprimento, na satisfação ou na utilização de canais alternativos.
Ouvir o viajante também é gerir o programa
Uma política de viagens não deveria ser concebida com base exclusivamente em orçamentos, contratos e normas internas. O feedback dos viajantes pode revelar oportunidades de melhoramento que os dados económicos não mostram.
Questionar acerca da facilidade de reserva, da disponibilização de opções, dos processos de aprovação, da gestão de alterações ou das situações nas quais são necessárias as exceções pode ajudar a compreender por que motivo ocorrem determinados comportamentos.
De facto, os dados extraídos de relatórios anteriores da BCD revelam que existe uma diferença entre as prioridades dos responsáveis de viagens e a experiência dos viajantes. Ouvir não é sinónimo de aceitar todos os pedidos. Significa dispor de informação suficiente para decidir o que vale a pena mudar e o que se deve manter.
A sua política está atualizada?
Não é necessário aguardar que o ano chegue ao fim para perguntar. Pode-se começar por rever alguns indicadores simples:
- Quando foi atualizada pela última vez?
- Continua alinhada com os objetivos atuais da empresa?
- Qual a percentagem de reservas que é feita fora dos canais empresariais?
- Quantas exceções são solicitadas e porquê?
- O que opinam os viajantes das regras atuais?
- A política inclui critérios de sustentabilidade?
- Os processos de segurança e assistência continuam a ser adequados?
- As ferramentas atuais permitem aplicar a política de forma simples?
- Os dados que obtém ajudam-no a tomar decisões?
As respostas podem mostrar-lhe que a sua política funciona na perfeição. Ou podem revelar-lhe que chegou o momento de a atualizar. Em ambos os casos, é útil revê-la. Porque uma política de viagens empresariais não se deveria limitar a dizer o que um viajante pode fazer. Deveria ajudar a definir como a organização pode viajar melhor.
Uma política que evolui com a sua empresa
O contexto das viagens de negócios continuará a mudar. Mudarão os custos, as tecnologias, as expectativas dos funcionários, as prioridades de sustentabilidade e as circunstâncias que afetam as deslocações. Por isso, a melhor política não é necessariamente a que define o maior número de regras, mas a que evolui ao mesmo ritmo do que a empresa e os seus viajantes.
A BCD ajuda-o a analisar o seu programa de viagens a partir de um ponto de vista global, combinando dados, tecnologia, conhecimento do mercado e experiência para identificar oportunidades de melhoramento. Porque atualizar uma política não consiste simplesmente em modificar um documento: consiste em assegurar-se de que as decisões de viagem continuam a estar alinhadas com as necessidades do seu negócio e das pessoas que o tornam possível.