Descubra por que motivo a adoção das ferramentas de autorreserva continua a ser um dos grandes desafios das viagens de negócios e de que forma afeta a conformidade, o controlo e a eficiência.
Há vários anos que as ferramentas de autorreserva procuram consolidar-se como uma peça fundamental no âmbito dos programas de viagens empresariais. No entanto, já não é suficiente ter uma Online Booking Tool (OBT) implementada. O verdadeiro desafio reside em conseguir que os viajantes a utilizem realmente e que a integrem nos seus hábitos de reserva.
Os últimos relatórios Travel buyer insights: Online booking tools, elaborados pela BCD Travel Research & Intelligence, em maio de 2026, refletem uma realidade clara: apesar de 95% das empresas já disporem de ferramentas de autorreserva, mais de um terço dos travel buyers reconhecem que a adoção por parte dos funcionários continua a ser inferior aos objetivos definidos. A tecnologia já está presente. Agora, o desafio é cultural, organizacional e estratégico.
A implementação das OBT já se verifica em grande escala, mas a sua utilização continua a ser desigual
Os dados da BCD Travel demonstram que as ferramentas de autorreserva se encontram plenamente integradas no ecossistema das viagens de negócios. Cerca de 71% das empresas utilizam uma única OBT empresarial, enquanto aproximadamente 24% trabalham com várias ferramentas, dependendo dos mercados ou necessidades específicas.
A conclusão é evidente: as empresas já apostaram na digitalização das reservas empresariais.
Não obstante, dispor da tecnologia não garante automaticamente a sua adoção. O relatório revela que:
- Apenas cerca de 51% consideram que o nível de adoção está alinhado com os seus objetivos.
- Cerca de 35% afirmam que a utilização real por parte dos viajantes é inferior ao esperado.
- Apenas cerca de 3% ultrapassam as metas de adoção.
Ou seja, mesmo em organizações onde a ferramenta já existe e se encontra totalmente operacional, muitos funcionários continuam a procurar alternativas fora do canal empresarial.
E aqui surge um dos grandes riscos atuais das viagens de negócios: a desconexão entre a política de viagens e o comportamento real do viajante.
O problema não é a tecnologia. É a mudança de hábitos
Durante vários anos, a conversa acerca das OBT centrou-se nas funcionalidades, no conteúdo ou nas integrações. Atualmente, o foco está a mudar. Porque a verdadeira pergunta já não é se as ferramentas funcionam. A pergunta é: por que razão tantos viajantes continuam a fazer reservas fora delas?
A resposta está, em grande medida, nos hábitos adquiridos no contexto pessoal. O viajante está habituado a procurar opções diretamente na Internet, a comparar entre várias plataformas e a tomar decisões rápidas a partir do telemóvel. Quando a experiência empresarial não consegue igualar essa sensação de agilidade ou de autonomia, surge a resistência.
Isto explica por que razão muitas empresas estão a intensificar as suas estratégias de adoção:
- 49% já obrigam à utilização das OBT.
- 41% potenciam mensagens relacionadas com a rapidez e a facilidade das alterações.
- 39% comunicam vantagens ligadas à poupança e à conformidade.
- 32% integram as OBT no fluxo padrão de despesas e viagens.
Os dados refletem algo importante: a adoção não acontece por si só. Requer comunicação, acompanhamento e trabalho interno constante.
Autorreserva e conformidade: uma relação direta
Um dos principais objetivos das OBT continua a ser melhorar o cumprimento da política de viagens. De facto, cerca de 55% dos travel buyers coloca a conformidade entre as prioridades estratégicas destas ferramentas. O que faz sentido quando o viajante reserva dentro do canal empresarial:
- As tarifas estão controladas.
- As políticas são aplicadas automaticamente.
- Os fornecedores preferenciais têm prioridade.
- A despesa fica centralizada e rastreável.
Pelo contrário, quando o funcionário reserva fora do ambiente empresarial, a empresa perde visibilidade e controlo. Isto afeta diretamente:
- Os custos totais do programa.
- O dever de cuidado.
- A capacidade de negociação com fornecedores.
- A consolidação de dados.
No nosso artigo sobre Dever de Cuidado: como garantir a segurança do viajante, já analisávamos de que forma a visibilidade é uma peça fundamental para proteger realmente o funcionário durante a viagem. E essa visibilidade começa precisamente no momento da reserva.
A experiência do viajante torna-se o fator decisivo
Um dos insights mais interessantes do estudo da BCD Travel é que a experiência do funcionário já é considerada o principal indicador do valor de uma OBT, estando mesmo acima da poupança imediata.
Quando os travel buyers têm de justificar a continuidade ou a substituição de uma ferramenta perante a administração, os fatores mais relevantes são:
- Experiência do funcionário (54%)
- Poupança imediata de custos (53%)
- Conformidade (46%)
- Custos operacionais (44%)
Isto reflete uma mudança importante na mentalidade empresarial.
A experiência do utilizador deixou de ser um elemento secundário. É um fator estratégico de adoção. Se a ferramenta for lenta, pouco intuitiva ou limitada em conteúdo, o viajante irá procurar alternativas fora do canal oficial.
Precisamente, as principais áreas de aperfeiçoamento identificadas pelos travel buyers são:
- Qualidade e disponibilidade do conteúdo (54%)
- Inovação e novas funcionalidades (51%)
- Usabilidade (40%)
- Competitividade das tarifas (38%)
- Experiência móvel (37%)
Integrações: o passo seguinte na evolução das OBT
Outro dos grandes focos estratégicos está nas integrações. As empresas procuram ferramentas cada vez mais ligadas ao resto do seu ecossistema empresarial. Atualmente, as integrações mais comuns são com:
- Ferramentas de controlo de despesas
- Sistemas de Recursos Humanos
- Soluções de Gestão de Riscos de Viagens
Mas em termos de futuro, o interesse aumenta, particularmente em áreas como:
- Ferramentas de sustentabilidade
- Soluções de monitorização de preços
- Serviços de vistos e passaportes
Isto demonstra que as OBT já não são encaradas exclusivamente como plataformas de reserva. Estão a transformar-se em hubs estratégicos de gestão das viagens empresariais.
E aqui volta a surgir um elemento fundamental: quanto mais integrada e simples for a experiência, mais fácil será incentivar a sua adoção.
O futuro passa por otimizar, não por substituir
Apesar das dificuldades de adoção, a maioria das empresas não planeia abandonar as suas ferramentas atuais. De acordo com o relatório:
- Cerca de 41% continuarão a utilizar a sua OBT sem alterações
- Cerca de 32% preveem reconfigurá-la e otimizá-la
- Apenas 15% planeiam mudar de fornecedor
Além disso, as principais solicitações para o futuro são claras:
- Melhor conteúdo
- Mais facilidade de utilização
- Maior cobertura global
Isto confirma que o mercado não está a questionar o modelo de autorreserva. Está a tentar aperfeiçoá-lo.
A conclusão é clara: o sucesso de uma OBT já não depende exclusivamente da tecnologia. Depende da forma como é integrada na cultura empresarial e no dia a dia do viajante.
A adoção é o verdadeiro indicador-chave de desempenho (KPI) das viagens de negócios digitais
Os relatórios Travel buyer insights: Online booking tools, elaborados pela BCD Travel Research & Intelligence, demonstram que as viagens de negócios já superaram a fase de implementação tecnológica.
Agora, começa uma etapa muito mais complexa: conseguir que o viajante adote realmente as ferramentas empresariais e compreenda o valor destas tanto para ele como para a empresa.
Porque a autorreserva não é meramente uma questão operacional. É uma ferramenta de controlo, conformidade, segurança e eficiência.
A BCD Travel ajuda as empresas a fomentar a adoção das OBT através de tecnologia intuitiva, integração estratégica e acompanhamento permanente do viajante. Porque o verdadeiro sucesso de uma ferramenta não está na sua implementação. Está em conseguir que as pessoas queiram utilizá-la.