Nos últimos anos, as empresas aprenderam a questionar muitas das dinâmicas que anteriormente pareciam inerentes ao trabalho. As reuniões virtuais demonstraram que nem todos os encontros têm de ser presenciais e que alguns assuntos podem ser resolvidos sem deslocações. Ao mesmo tempo, as viagens empresariais proporcionam conversas, relações e oportunidades de negócio nas quais estar presente fisicamente continua a fazer a diferença.
Neste contexto, a pergunta a fazer já não deveria ser simplesmente quantas viagens uma empresa faz ou quanto consegue reduzir no seu orçamento. A questão é outra: que viagens vale realmente a pena fazer e como podemos conseguir que cada uma delas proporcione o maior valor possível?
Porque viajar menos pode ser uma boa decisão em determinadas circunstâncias. Mas transformar a redução do número de viagens num objetivo em si mesmo pode levar a perder de vista algo mais importante: o propósito subjacente a cada deslocação.
Viajar menos nem sempre é sinónimo de otimizar
À primeira vista, reduzir o número de viagens pode parecer uma forma simples de controlar os custos. Menos voos, menos hotéis, menos deslocações. No entanto, o impacto de uma viagem não termina na respetiva fatura e, da mesma forma, o valor de a evitar também não pode ser medido exclusivamente pela poupança conseguida.
Uma visita a um cliente pode contribuir para fechar um negócio. Um encontro presencial entre equipas pode acelerar um projeto. Uma reunião de administração pode facilitar decisões que estavam a ser adiadas. Participar num evento pode gerar contactos que se transformam num negócio. Em todos estes casos, a viagem tem um custo, mas também um eventual retorno.
Por esse motivo, uma estratégia de viagens madura não deveria ser encarada apenas como viajar menos, mas sim como viajar com mais sentido. O objetivo é identificar que deslocações são necessárias, quais se podem substituir por outras alternativas e quais deveriam ser planificadas de outra maneira para obter um maior benefício.
Que viagens acrescentam realmente valor?
Nem todas as viagens empresariais respondem à mesma necessidade, nem têm o mesmo impacto para a empresa ou para a pessoa que as faz. Uma reunião pontual pode exigir a presença, porque implica negociar, conhecer um novo cliente ou fortalecer uma relação. Por outro lado, uma reunião interna de acompanhamento talvez se possa resolver perfeitamente por videochamada.
Também pode acontecer que várias reuniões independentes possam concentrar-se numa mesma deslocação. Ou que uma viagem que normalmente tomava dois dias possa ser organizada de forma mais eficiente sem comprometer os seus objetivos.
A solução está em perceber o motivo pelo qual se viaja. Isto implica ver além do número de deslocações e analisar aspetos como:
- Qual é o objetivo da viagem.
- Que resultado se espera conseguir.
- Se a presença acrescenta um valor que faça a diferença.
- Quanto tempo é necessário para a deslocação.
- Que impacto tem sobre a produtividade do funcionário.
- Se é possível combinar várias atividades numa mesma viagem.
- Que alternativas existem quando viajar não é imprescindível.
Esta análise permite passar de uma visão puramente transacional da viagem para uma visão muito mais estratégica.
Viajar melhor também é gerir melhor
Depois de se decidir que uma viagem faz sentido, surge uma segunda pergunta: foi bem planeada? Duas viagens com o mesmo destino podem ter impactos muito diferentes, dependendo da forma como são planificadas. Um horário pouco adequado, uma ligação desnecessária, um hotel afastado do local de trabalho ou uma má coordenação podem transformar uma deslocação de negócios em muitas horas improdutivas.
Aqui, a gestão da viagem adquire um papel fundamental. Antecipar as necessidades do viajante, escolher as opções mais adequadas, facilitar as alterações quando forem necessárias ou integrar corretamente transporte e alojamento são decisões que podem fazer uma diferença significativa.
Mas também a possibilidade de aproveitar melhor o tempo. Se uma pessoa tem de se deslocar até outra cidade, talvez faça sentido organizar várias reuniões durante essa mesma visita, em vez de fazer várias viagens independentes.
Não é uma questão de o viajante encaixar mais atividades em menos tempo. Trata-se de planear a deslocação tendo em conta o objetivo da viagem e o tempo da pessoa. Porque otimizar uma viagem não consiste necessariamente em escolher a opção mais acessível. Consiste em encontrar o equilíbrio adequado entre custo, tempo, produtividade, experiência e necessidades do negócio.
Os dados ajudam a decidir melhor
Para saber que viagens acrescentam valor, é preciso saber primeiro como se está a viajar. Os dados permitem identificar padrões que nem sempre são evidentes: rotas frequentes, destinos com um elevado número de deslocações, viagens que se repetem com intervalos de tempo curtos, reservas feitas fora dos canais empresariais ou trajetos que geram um custo elevado relativamente à sua utilização.
Mas o verdadeiro valor destes dados está em utilizá-los para se fazer perguntas melhores: estamos a concentrar demasiadas viagens em determinados destinos? Poderíamos agrupar determinadas reuniões? Existem deslocações que poderiam ser substituídas por uma reunião virtual? Existem determinados perfis que necessitem de maior flexibilidade? Estamos a escolher as opções mais adequadas para o objetivo de cada viagem?
A tecnologia facilita cada vez mais esta análise. No entanto, estar na posse dos dados não implica automaticamente tomar melhores decisões. É necessário interpretá-los no contexto de cada empresa, dos seus objetivos e da realidade dos seus viajantes. Por isso, a gestão das viagens empresariais tem de combinar informação e conhecimento.
A experiência do viajante também é importante
Falar de otimização não nos deveria levar a pensar apenas na empresa. O viajante também faz parte da equação. Uma deslocação pode respeitar integralmente o orçamento definido e, não obstante, ser pouco eficiente para quem a faz. Horários que obrigam a sair de madrugada, ligações demasiado próximas, trajetos desnecessariamente longos ou alterações difíceis de gerir podem ter um impacto considerável.
E esse impacto também tem consequências para o negócio. O tempo despendido a deslocar-se é tempo que não se dedica a outras tarefas. O cansaço pode afetar a produtividade. Uma experiência complicada pode influir na satisfação do funcionário e, em determinados casos, inclusive na sua disposição para realizar futuras viagens.
Por esse motivo, viajar melhor implica igualmente cuidar da forma como se viaja. Não significa disponibilizar sempre a opção mais confortável ou a mais dispendiosa. Significa estabelecer critérios que permitam tomar decisões coerentes com as necessidades da empresa e das pessoas que viajam.
Viajar menos ou viajar melhor?
Não existe uma resposta única para todas as empresas. A pergunta «devemos viajar menos?» não tem uma resposta universal. Uma empresa que trabalhe principalmente de forma remota pode necessitar de poucas deslocações presenciais. Outra com uma forte atividade comercial pode considerar essenciais as visitas aos clientes. Uma terceira pode concentrar uma boa parte das suas viagens em eventos, projetos internacionais ou reuniões entre equipas.
Mesmo no seio de uma mesma organização, as necessidades podem ser diferentes, conforme o departamento, o destino ou o objetivo da deslocação. Por isso, uma estratégia de viagens eficaz não deveria ser construída a partir de uma regra única. Tem de se adaptar ao negócio e de evoluir com ele.
O que também implica rever periodicamente o que está a funcionar e o que se poderia fazer de outra maneira. Os padrões de viagem mudam, as prioridades empresariais também e as ferramentas disponíveis permitem tomar decisões cada vez mais informadas.
A questão não é decidir se viajar é bom ou mau para a empresa. É compreender quando é que a viagem acrescenta valor e como conseguir que esse valor seja maior do que o custo que implica.
De viajar por inércia a viajar com propósito
Durante muito tempo, a conversa acerca das viagens empresariais esteve muito centrada em quanto se gastava e em como reduzir essa despesa. Atualmente, as empresas têm a oportunidade de iniciar uma conversa mais abrangente.
Viajar menos pode ajudar a reduzir custos e emissões quando uma deslocação não é necessária. Mas viajar melhor pode significar muito mais: aproveitar o tempo, melhorar a experiência do funcionário, reforçar as relações com os clientes, facilitar a colaboração entre equipas e conseguir que os recursos destinados às viagens tenham um impacto real no negócio.
O desafio, portanto, não consiste em definir um número ideal de viagens. Consiste em tomar melhores decisões relativamente a cada uma delas.
A BCD acredita que uma gestão eficaz das viagens empresariais parte precisamente dessa visão: compreender as necessidades de cada empresa, combinar dados, tecnologia e conhecimento, e colocar tudo isso ao serviço das pessoas que viajam.